Cosa e come scrivere quando hai problemi sul lavoro

Ecco alcuni consigli preziosi per contattare le Risorse Umane. L’e-mail scritta nel modo giusto può risolvere molti problemi, ma occorre essere precisi e sapere come fare

HR, o meglio Human Resources, dietro questa sigla spesso si cela il Dipartimento Risorse Umane, o, per dirla alla vecchia maniera, la Direzione del Personale.

Ogni problema con l’azienda o con i colleghi passa attraverso un contatto con questo fondamentale snodo aziendale.

Ecco come interagire correttamente con la struttura.

Con chi parlare per comprendere l’azienda dove lavori

Le Risorse Umane in una azienda privata sono il raccordo tra i dipendenti e la struttura. A questa funzione ci si deve rivolgere sia per ragguagli sulla busta paga, sui compensi e su tutte le questioni economiche, sia per le politiche aziendali inerenti qualsiasi problematica.

In caso di problemi con i colleghi, ad esempio, è qui che dovrai scrivere per esporre il problema.

Quasi sempre il primo contatto avviene attraverso una mail, meglio quindi sapere come esporre le tue idee in modo formale ma chiaro.

Scegliere il giusto interlocutore

Spesso ogni problema ha una interfaccia già predisposta, pertanto è utile controllare se nel Dipartimento Risorse Umane esista una figura specificamente predisposta per la questione che ti interessa. Per i problemi particolarmente spinosi, probabilmente è conveniente fare direttamente riferimento al capo della struttura. Mai inviare, quindi, una mail a troppe persone, in particolare quando il problema investe aspetti delicati.

L’oggetto della mail deve contenere il tipo di problema e l’urgenza che richiede. Un oggetto impreciso potrebbe far perdere la tua missiva nel mare delle comunicazioni che ogni giorno raggiungono l’azienda.

Interagire correttamente: questi i giusti termini

Il tono della e-mail deve avere il giusto formalismo, utilizzando frasi formali sia all’inizio che in chiusura, così da far capire che la problematica è seria. Adoperare un tono colloquiale potrebbe banalizzare la lettura della tua e-mail ed ottenere un risultato inefficace.

La prima frase dovrebbe sempre essere “Egregio/a” seguita dal titolo e dal nome e cognome del destinatario o della posizione che stai contattando. La mail va conclusa con “Cordiali saluti”, seguito dal tuo nome.

Il corpo del testo deve contenere frasi brevi e dirette. Il messaggio deve arrivare chiaro e preciso. Eventuali dettagli andranno comunicati successivamente, per non distrarre chi legge dal vero problema.

Se possibile, è utile indicare fatti precisi e riscontrabili, così da dare forza alle tue argomentazioni. Inserisci anche date passate o future se queste possono risultare utili in caso di controversie legali.

In questo modo potrai almeno dimostrare di non essere rimasto inerte al riguardo. Se sei in possesso di documentazione a sostegno delle tue tesi, scrivilo chiaramente, indicando con precisione di cosa si tratta.

Cosa fare in caso di molestie o di mobbing

Nel caso tu fossi stato vittima di discriminazioni, mobbing o molestie, indica con precisione le date degli episodi e salva ogni comunicazione scritta al riguardo. In fase di primo contatto non allegarla ma conservala per un successivo passaggio. In qualsiasi caso, non consegnare mai gli originali dei documenti cartacei che possiedi, ma fornisci copie.

Gli originali potrebbero essere prove da consegnare in tribunale, se necessario. Se la problematica è particolarmente grave o importante, considera l’opportunità di contattare un avvocato, anche se devi essere cosciente dei costi legati a tale scelta. Nel caso tu avessi già preso contatti con un legale, indicalo nella tua mail, catturerà certamente l’attenzione di chi legge.

Se dopo una settimana non hai ricevuto risposta, invia una seconda e-mail, facendo riferimento alla precedente. Se il problema è estremamente urgente è opportuno inviare la mail di rafforzo già dopo 24 ore.

Federica Amodio